如何撰寫(xiě)發(fā)給非專(zhuān)業(yè)人士的律師函

　　人們?yōu)槭裁从憛捠盏铰蓭煹膩?lái)信呢？因?yàn)樗鼈儾皇菐��?lái)壞消息，就意味著生意上出現(xiàn)了嚴(yán)重的問(wèn)題。而且，這些信讓人理解起來(lái)有些難度因?yàn)槠渲杏幸恍┥�僻的�?zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，還有在收到律師的來(lái)信之后，往往隨之而來(lái)的是訴訟的威脅。

　　那為什么律師們還要發(fā)出這些信件呢？因?yàn)榻灰壮霈F(xiàn)了問(wèn)題，也因?yàn)樗麄兿胩崞鹪V訟。

　　是不是在律師函中一定要用一些生僻古怪的術(shù)語(yǔ)而讓人費(fèi)解呢？換句話說(shuō)，律師能不能用大家都熟悉的詞語(yǔ)來(lái)表述生意上的問(wèn)題或即將來(lái)臨的訴訟呢？

　　其實(shí)，不管是給違約者的正式請(qǐng)求書(shū)、給客戶的意見(jiàn)書(shū)，還是給法院書(shū)記員的說(shuō)明書(shū)，只要收信人不能理解其說(shuō)了些什么，那這樣的律師函是不合格的。

　　所有的律師函都有一個(gè)共同的特點(diǎn)：它們不需要有太強(qiáng)的文學(xué)色彩，它們?cè)谌舾赡暌院笠膊豢赡茉俦婚喿x，而且人們也不會(huì)對(duì)它們所包含的智慧、對(duì)它們的吸引力、對(duì)其中的華麗詞語(yǔ)而給予關(guān)注。實(shí)際上，不論這些律師函上載明的是默許、意向，還是協(xié)議，再幸運(yùn)的話也只會(huì)被少數(shù)人為了特定的目的而閱讀一次。

　　律師是"信函工廠"

　　律師會(huì)撰寫(xiě)很多很多的信函。拿我來(lái)說(shuō)，平均每天要寫(xiě)5封信函（包括意見(jiàn)書(shū)，說(shuō)明書(shū)，正式請(qǐng)求書(shū)以及其他各式各樣的信函），有時(shí)候一天書(shū)寫(xiě)得多些，有時(shí)候一天書(shū)寫(xiě)得少些，不過(guò)，我認(rèn)為每天5封還是一個(gè)保守的數(shù)字。每天5封，每周5天，每年50周，累計(jì)起來(lái)，每年就有1250封，不可想象，在我25年的執(zhí)業(yè)生涯中，我撰寫(xiě)的信函達(dá)31250封之多。

　　律師們?yōu)槭裁匆獙?xiě)這么多的信函呢？答案在我們的職業(yè)規(guī)范和職業(yè)道德中。美國(guó)佛羅里達(dá)州的律師條例之職業(yè)行為規(guī)則中第4-1.4款說(shuō)道：

　　"一個(gè)律師應(yīng)向客戶報(bào)告事件的現(xiàn)狀并負(fù)有根據(jù)客戶的合理要求而給予通知的義務(wù)。"

　　"一個(gè)律師應(yīng)在適當(dāng)?shù)姆秶�之�?nèi)向客戶解釋事由，以便客戶對(duì)代理事項(xiàng)做出決定。"

　　既然客戶們都知道要保存那些口頭上的報(bào)告和解釋?zhuān)�那律師們就更明白�?shū)面文字比口頭話語(yǔ)更可靠：它們不容易被忘記或被誤解.信函能夠保存法律意見(jiàn)的記錄，這對(duì)律師和其客戶都是有利的。所以，我們說(shuō)信函是保存對(duì)客戶的報(bào)告和向客戶解釋事由的最好工具。

　　撰寫(xiě)信函之前需要做的事情

　　在動(dòng)筆起草信函之前要注意做好一些基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備工作。

　　查找信函范本。您可以在以前起草的信函中尋找類(lèi)似的范本，也可以參考一下此文附錄中所列的范本（包括預(yù)約書(shū)，說(shuō)明書(shū)，正式請(qǐng)求書(shū)，合同談判備忘錄，合同意見(jiàn)書(shū)及傳真函等）。

　　參考一下那些以前發(fā)給該收信人的信函。在這個(gè)繁忙的世界上，好多事情容易忘記。回顧以前的信函可以提醒您在工作流程中走到了哪一步，寫(xiě)了些什么，還需要說(shuō)些什么，所以說(shuō)，這樣做可以讓您把握信函的方向和要旨。

　　未經(jīng)允許，不要發(fā)函給另一個(gè)律師的客戶。在發(fā)送之前，要確認(rèn)收信人是否已經(jīng)有代理律師了。所以，在這之前，最好問(wèn)一問(wèn)您的客戶。佛羅里達(dá)州的律師條例之職業(yè)行為規(guī)則的第4-4.2款有這樣的規(guī)定：

　　"在為客戶進(jìn)行代理活動(dòng)中，如果一位律師知道當(dāng)事人已經(jīng)有另一位律師在為其代理，除非得到該代理律師的同意，他就不得再同該當(dāng)事人交流有關(guān)代理之事項(xiàng)。"

　　列出您的構(gòu)思提綱。在打開(kāi)電腦或錄音機(jī)前，拿出一個(gè)黃色的小便箋簿略記下信函的大綱并列出您將在信函中要寫(xiě)此什么，記錄這些要點(diǎn)時(shí)不要考慮什么順序，想到什么就寫(xiě)什么，因?yàn)槟憧梢栽谡嬲�撰�?xiě)信函時(shí)重新安排順序，而現(xiàn)在，您要做的僅僅是為信函準(zhǔn)備提綱。

　　隨時(shí)將上述小便箋簿放在手邊。當(dāng)您不需要所構(gòu)思提綱清單時(shí)，也要將小便箋簿放在桌上。因?yàn)樵趯?xiě)作過(guò)程中隨時(shí)可能涌現(xiàn)出新思路，要及時(shí)記下這些新的思路，稍不注意，它們就會(huì)被忘了。

　　一些錯(cuò)誤的小細(xì)節(jié)常常會(huì)欺騙您的眼睛

　　信函的頁(yè)首常常要注明時(shí)間、收信人姓名、住址等繁瑣事項(xiàng)。如果這些事項(xiàng)有錯(cuò)誤或是被疏漏，說(shuō)得嚴(yán)重一點(diǎn)，會(huì)讓人覺(jué)得書(shū)寫(xiě)者有些粗心大意。所以，從一開(kāi)始起草信函時(shí)就要小心謹(jǐn)慎，注意那些特別事項(xiàng)，讓收信人覺(jué)得律師函比一般信函確實(shí)要好。

　　注明日期. 在信函上注明撰寫(xiě)的日期，并在當(dāng)日發(fā)出信函。未注明日期的信函回復(fù)起來(lái)有些困難，遇到這樣的難題，我常常是這樣寫(xiě)的，"茲對(duì)1999年6月24日收到之未注明日期函做出答復(fù)。"

　　在注明日期時(shí)，最好用國(guó)際通用的格式：日-月-年（day-month-year），而不是美國(guó)通用的格式：月-日-年（month-day-year）.正如華爾街日?qǐng)?bào)在1999年6月1日中所報(bào)道的那樣：

　　"有點(diǎn)古怪的美國(guó)時(shí)間格式正在讓位于世界通用的日期在先的時(shí)間格式……現(xiàn)代語(yǔ)言學(xué)會(huì)（MLA）文體和芝加哥手冊(cè)文體都支持這種日期在先的時(shí)間格式，美國(guó)紐約州現(xiàn)代語(yǔ)言學(xué)會(huì)（MLA）的圖書(shū)采購(gòu)部主任Joseph.Gibaldi也說(shuō)''''你們必須拋棄那些使用了逗號(hào)的時(shí)間格式''''."

　　如果您是以傳真或電子郵件的形式發(fā)送信函，應(yīng)在信函上印上日期和具體時(shí)間。因?yàn)閭鹘y(tǒng)郵件傳遞可能要幾天，但傳真和電子雜志的傳遞則只需要幾個(gè)小時(shí)或幾分鐘。

　　提醒客戶對(duì)其與律師之間的交流溝通負(fù)有保密義務(wù)。有時(shí)候，客戶們將收到的律師函拿給第三方閱讀，因?yàn)樗麄儾恢�道他們不能將其與律師之間溝通的內(nèi)容披露給他方，所以，應(yīng)該在信函的首部寫(xiě)上一些話來(lái)提醒客戶：

　　"律師與客戶之間的溝通交流為秘密信息，未經(jīng)允許，不得復(fù)制或披露給第三方"

　　如果信函是發(fā)生在訴訟之中或是訴訟的準(zhǔn)備階段，那最好用下面這段話：

　　"律師與客戶之間的溝通交流和律師的工作成果為秘密信息，未經(jīng)允許，不得復(fù)制或披露給第三方"

　　寫(xiě)清收信人的法定名稱(chēng)和住址。只有信函的內(nèi)容準(zhǔn)確，才能讓人覺(jué)得它是可以信賴(lài)的。您可以利用公共檔案、電話本、互聯(lián)網(wǎng)等工具來(lái)核對(duì)這些名稱(chēng)的準(zhǔn)確性，特別是，如果這些名稱(chēng)中出現(xiàn)了中間名字(middle initials)，千萬(wàn)不要憑想象和猜測(cè)，因?yàn)橄雭?lái)的和猜來(lái)的東西常常都不可靠。

　　不使用傳統(tǒng)郵件送交信函，就要特別說(shuō)明送交的方式。如果是用傳真發(fā)送，就要注明傳真號(hào)碼和電話號(hào)碼;如果是用聯(lián)邦快遞送交，就要說(shuō)明送交的時(shí)間是否會(huì)超過(guò)一天;如果是以電子郵件的形式發(fā)送，就要注明電子郵件的地址;如果是讓您的同事送交到某個(gè)地點(diǎn)，那只需在信函上注明送交的方式即可。

　　傳真通知。在發(fā)傳真的時(shí)候，最好附一個(gè)傳真通知以防發(fā)錯(cuò)了號(hào)碼。這里有一個(gè)我經(jīng)常放在傳真信函抬頭的通知樣本：

　　注意：本傳真欲發(fā)送給下述之收件人，該接收人享有專(zhuān)用權(quán)并負(fù)有保密義務(wù)。若您非下文所述之收件人，請(qǐng)不要使用、分發(fā)、發(fā)送、復(fù)制本傳真件，并應(yīng)盡快通過(guò)電話或傳真通知我們更改上文所述之號(hào)碼。

　　發(fā)送日期_______ 發(fā)送時(shí)間________ 頁(yè)數(shù)_______

　　特定收件人_____________

　　發(fā)完傳真后，要打電話給收件人確認(rèn)其已經(jīng)收到傳真，并在有空余的地方記下收件人的名字。千萬(wàn)不要相信傳真機(jī)顯示的發(fā)送成功的信息因?yàn)閭髡鏅C(jī)終究是機(jī)器，不具有類(lèi)似人類(lèi)智慧的可信度。

　　信函格式

　　信函的主體是書(shū)寫(xiě)信函的目的之所在。您必須讓讀者清楚地知道您想要表達(dá)的意思和目的。如果您的信函讓讀者一頭霧水，讓他們不知道您要說(shuō)些什么的話，那這樣的信函是不合格的。大多數(shù)的信函常常會(huì)在某些地方步入這兩個(gè)極端，但遵從下述建議卻可以讓您的信函走上成功之路。

　　明確你和客戶之間的關(guān)系.讓其他人盡快地了解到誰(shuí)是您的客戶，這樣做很重要，也會(huì)帶來(lái)意想不到的效果。首先，這會(huì)告訴讀者您的客戶有律師。其實(shí)，大多數(shù)的客戶都希望滿世界的人知道他們是有律師的，所以這會(huì)令您的客戶感到高興和自豪。其次，這還讓讀者知道您不是他的律師。如果不這樣做，會(huì)讓那些實(shí)際上和你沒(méi)有代理關(guān)系而自認(rèn)為和你有代理關(guān)系的人起訴你，所以這樣做，也會(huì)讓那些不負(fù)責(zé)任的送交者感到有些輕松。

　　明確你和客戶之間的關(guān)系真的很重要。佛羅里達(dá)州律師條例之職業(yè)行為規(guī)則中的第4-4.3款也規(guī)定：

　　"在處理自己代理的客戶和一個(gè)沒(méi)有代理人的當(dāng)事人之間的事務(wù)時(shí)，一個(gè)律師不得聲稱(chēng)或者暗示自己的處理是公正無(wú)私的。"

　　因此，您在起草信函的第一時(shí)間、第一部分應(yīng)該寫(xiě)道:"我代表____."自此以后每次撰寫(xiě)信函，您都應(yīng)該再次證實(shí)您所代理的客戶并稱(chēng)之為"我的客戶".

　　陳述信函的要旨。為什么要讓讀者自己猜測(cè)呢？您應(yīng)該直截了當(dāng)?shù)卣f(shuō)出您為什么要寫(xiě)這封信。這里有一些此種表達(dá)法的例句：

　　"本文旨在______."

　　"本文通知您_______."

　　"我的客戶指示我____."

　　"本文確認(rèn)___________."

　　"本文證實(shí)我們今天在電話中交流的內(nèi)容為_(kāi)____."

　　如果有隨信附件，首先要列出他們的清單。附件清單應(yīng)該放在信函的首部，這既可以讓您的工作人員輕松地收集這些附件，也可以讓讀者確認(rèn)這些附件是否已經(jīng)全部收到。另外，這樣做，讀者就不需要到信函的全文中去尋找哪些是隨信附件了，特別是信函過(guò)長(zhǎng)時(shí)，這樣做就更省事了。

　　為了避免將來(lái)引起關(guān)于附件的爭(zhēng)議，對(duì)這些隨信附件需進(jìn)行詳細(xì)地說(shuō)明，至少，這些附件的名稱(chēng)和時(shí)間應(yīng)該被列出。如果某附件已經(jīng)被登記存檔，那存檔記錄信息也要被列出。另外，不管附件文檔是正本還是副本，都應(yīng)該被說(shuō)明。具體做法請(qǐng)參考下面這個(gè)例子：

　　"下列附件來(lái)源于您在1999年__月___日的交易，在該交易日中，你從____處購(gòu)買(mǎi)了一座住宅，該住宅位于_____彼得斯堡大街，佛羅里達(dá)州：

　　房產(chǎn)擔(dān)保契約訂立于1999年__月___日，于1999年__月___日登記存檔在佛羅里達(dá)州___縣的公共檔案中第__卷第___頁(yè)上(正本)

　　產(chǎn)權(quán)保險(xiǎn)單由_____于1999年__月___日在_______簽發(fā)單號(hào)為_(kāi)___(正本)

　　住房和城市發(fā)展部第1號(hào)授與聲明，發(fā)布于1999年__月___日(正本)"

　　用一些相互獨(dú)立的段落來(lái)描繪出信函的輪廓。信函的每個(gè)段落最好只表達(dá)一個(gè)獨(dú)立的意思、意見(jiàn)、觀點(diǎn)或概念。每個(gè)段落最多也只用四個(gè)或五個(gè)短句組成。如果某個(gè)段落過(guò)長(zhǎng)，則應(yīng)分成幾個(gè)小分段。段落之間應(yīng)該按邏輯順序有條理地組織起來(lái)。當(dāng)然，不需要一下子把它們都寫(xiě)出來(lái)，可以邊想邊寫(xiě)。另外，要力圖在一個(gè)段落或在鄰近的幾個(gè)段落中將相關(guān)的概念解釋清楚。本文的附錄中有幾個(gè)這樣的例子可供參考。

　　給每個(gè)段落加上一個(gè)標(biāo)題并在該標(biāo)題的下面劃上下劃線，這就像給一篇新聞注上標(biāo)題一樣，作用是既可以讓讀者輕易地瀏覽信函全文并決定怎樣繼續(xù)精讀和消化信函的內(nèi)容，還可以讓您以后在文件中很容易地查找信函的內(nèi)容并回想起當(dāng)時(shí)為什么要這么寫(xiě)。

　　每個(gè)段落只能?chē)�繞一個(gè)中心來(lái)展開(kāi)論述。這個(gè)道理很簡(jiǎn)單，您在小學(xué)的時(shí)候就應(yīng)該學(xué)過(guò)。根據(jù)這個(gè)道理，您應(yīng)集中筆墨論述您在提綱中安排的概念或觀點(diǎn)。

　　如果該信函是發(fā)給客戶的，那么在書(shū)寫(xiě)過(guò)程涌現(xiàn)的一些想法也要寫(xiě)上。是的，在書(shū)寫(xiě)過(guò)程中，常常會(huì)有很多好的想法浮現(xiàn)在你的腦海里，比如：交易中可能出現(xiàn)的一些障礙，將來(lái)可能會(huì)發(fā)生的一些事情，過(guò)去已經(jīng)發(fā)生了的一些事情，讓事情往好的方向發(fā)展的方法，等等。盡管這些想法從嚴(yán)格意義上講算不上法律意見(jiàn)，但最好還是寫(xiě)在信函中。佛羅里達(dá)州律師條例之職業(yè)行為規(guī)則中的第4-2.1款也有這樣的要求：

　　"在為客戶提供意見(jiàn)時(shí)，一個(gè)律師不能僅僅只提供法律層面上的意見(jiàn)，而且還根據(jù)客戶的現(xiàn)實(shí)情況考慮到道德、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)以及政治等相關(guān)因素。"

　　如果該信函是寄給非客戶的，那就不要提供任何意見(jiàn)。該類(lèi)信函只需達(dá)到提供信息、提出要求等目的即可。換句說(shuō)，不要給收信者提供任何法律上的意見(jiàn)。佛羅里達(dá)州律師條例之職業(yè)行為規(guī)則第4-2.1款的評(píng)述中說(shuō)：

　　"在為客戶代理的過(guò)程中，一個(gè)律師不得向非客戶方提供任何意見(jiàn)，但建議其聘請(qǐng)律師的意見(jiàn)除外。"

　　陳述您的設(shè)想和依據(jù)。不管是意見(jiàn)書(shū)還是非意見(jiàn)書(shū)，都要詳細(xì)說(shuō)明有事實(shí)根據(jù)的設(shè)想并給出相關(guān)意見(jiàn)和建議所依據(jù)的法律。對(duì)意見(jiàn)書(shū)來(lái)說(shuō)，常規(guī)是要詳細(xì)陳述意見(jiàn)所依據(jù)的事實(shí)以及相關(guān)的成文法和判例法。為了避免將來(lái)引起誤解，所以每封信函在提供意見(jiàn)或建議時(shí)都會(huì)提供相關(guān)的依據(jù)。陳述假設(shè)的事實(shí)或相應(yīng)的準(zhǔn)據(jù)法不僅可以使讀者知道作者是如何得出這些正確結(jié)論的，而且還能讓讀者在發(fā)現(xiàn)這些假設(shè)事實(shí)不正確之后通知作者改正。

　　給客戶的指示要用粗體字母。這樣做可以讓客戶容易地理解您的信函并按您的建議去做。

　　在信函的末尾加上一個(gè)結(jié)束段落。下面有一些結(jié)束段落的樣本：

　　總結(jié)意見(jiàn)的："總之，我建議您……"

　　采取措施的："因此，請(qǐng)采取下列措施……"

　　提出要求的："于是，我的客戶要求您立即停止并終止……"

　　一般性結(jié)尾："如有任何問(wèn)題，請(qǐng)給我來(lái)電。"

　　玩點(diǎn)文字游戲

　　為什么律師們經(jīng)常要花很長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)書(shū)寫(xiě)信函呢？答案是我們總是喜歡玩點(diǎn)文字游戲。我們一而再，再而三地書(shū)寫(xiě)、重寫(xiě)，推敲、刪除、剪貼文字，直到我們滿意為止，這也許就是法律寫(xiě)作的藝術(shù)，也有點(diǎn)像畫(huà)家畢家索，在一塊油畫(huà)布上一遍又一遍地畫(huà)著相同的油畫(huà)，然后到另一塊油畫(huà)布上畫(huà)這幅畫(huà)，再到第三塊油畫(huà)布上畫(huà)這幅畫(huà)……直到他滿意為止，當(dāng)然，不可能總是百分之百地滿意，只要作品好得能夠向外公布即可。所以說(shuō)，寫(xiě)作也是一門(mén)藝術(shù)。說(shuō)回來(lái)，這也就是為什么那文字處理軟件在律師行里要比其他行業(yè)里賣(mài)得好的原因。下面我們來(lái)談一談一些文字處理技巧。

　　用短句子撰寫(xiě)。短句子比長(zhǎng)句子更讓人容易理解。"那些簡(jiǎn)短的、干凈利落的句子更容易讓非專(zhuān)業(yè)人士接受。"這是已故阿爾弗高德·湯普森·丹寧爵士在為美聯(lián)社描述寫(xiě)作方式時(shí)所說(shuō)的一句話。阿爾弗高德·湯普森·丹寧爵士在1999年3月去逝，享年100歲，是英國(guó)在位時(shí)間最長(zhǎng)的上訴法官之一。當(dāng)然，阿爾弗高德·湯普森·丹寧爵士在撰寫(xiě)上訴意見(jiàn)時(shí)用的文字規(guī)則同樣也適用于律師們發(fā)給非專(zhuān)業(yè)人士的律師函。

　　在信函中可以使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，但要對(duì)其進(jìn)行解釋。我們總是聽(tīng)到律師們說(shuō)太多的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，有時(shí)候他們也是沒(méi)有辦法，因?yàn)檎f(shuō)明某些概念需要用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)。比如：nunc pro tunc(意思是事后補(bǔ)正，令人興奮的是這個(gè)術(shù)語(yǔ)可以用來(lái)準(zhǔn)確地描述出法院擁有的一種專(zhuān)有的權(quán)力，即法院可以在事后補(bǔ)發(fā)一個(gè)有效的命令)和per stirpes(意思是指按家系繼承，也指一種從被繼承人那里接受遺產(chǎn)的方式).

　　每個(gè)行業(yè)都有它的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，這并不是一件壞事情。專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)不僅是我們身份的象征，而且還是一種速記簡(jiǎn)寫(xiě)的工具。其實(shí)，專(zhuān)業(yè)人士使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)是再正常不過(guò)了，比如，我的醫(yī)生如果不用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)來(lái)描述我的身體狀況，我甚至?xí)�懷疑我是否找到了一個(gè)好的醫(yī)學(xué)專(zhuān)家。一個(gè)好的專(zhuān)業(yè)人士不但要會(huì)使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，還應(yīng)該將這些專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)解釋給非專(zhuān)業(yè)人士。因此，要顯示您的專(zhuān)業(yè)技能，就要在需要的時(shí)候使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)并解釋它們。

　　除非是為了進(jìn)一步說(shuō)清或是強(qiáng)調(diào)某個(gè)要點(diǎn)，否則就不要重復(fù)陳述相同的內(nèi)容。將一件事情重復(fù)地說(shuō)多次反而會(huì)讓人覺(jué)得模棱兩可；所以在多數(shù)情況下，如果不想弄得含糊不請(qǐng)，就不要將一件事情重復(fù)地再說(shuō)一次。

　　要解釋一個(gè)比較難的概念，嘗試著從三個(gè)方面下手。對(duì)解釋一個(gè)比較難的概念來(lái)說(shuō)，重復(fù)一次還是有幫助的。當(dāng)然，如果您每次解釋都從不同的角度、用不同的方法、提出不同的觀點(diǎn)，那會(huì)讓人對(duì)這個(gè)概念理解得越來(lái)越清晰。

　　用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)而不用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。主動(dòng)語(yǔ)態(tài)招人喜歡，被動(dòng)語(yǔ)態(tài)惹人討厭。主動(dòng)語(yǔ)態(tài)的句子精練、有效，意思也更明了。

　　使用修飾語(yǔ)時(shí)要小心。當(dāng)您將一個(gè)修飾語(yǔ)（如"活動(dòng)的"）放在一組名語(yǔ)（如"白蟻和有機(jī)體"）之前時(shí)，一定要弄請(qǐng)這個(gè)修飾語(yǔ)是修飾兩個(gè)名詞還是僅僅修飾第一個(gè)名詞。如果修飾兩個(gè)名詞，那就用排比結(jié)構(gòu)，即在兩個(gè)名詞前都放上該修飾語(yǔ)；如果只修飾一個(gè)名詞，那就在該名詞的前面加上修飾語(yǔ)并將它們一起放的這組名詞的最后。

　　寫(xiě)數(shù)字時(shí)要大小寫(xiě)并用，比如：十(10).這樣做能減少出錯(cuò)的機(jī)會(huì)。據(jù)美聯(lián)社1999年6月18日的報(bào)道，一個(gè)逗號(hào)放錯(cuò)了地方讓洛克希德馬丁(Lockheed Martin)公司損失了七千萬(wàn)美元："在一個(gè)標(biāo)的為美國(guó)宇航集團(tuán)的"大力神"C-130J型軍用運(yùn)輸機(jī)的國(guó)際合同中，有一個(gè)針對(duì)通貨膨脹而調(diào)整銷(xiāo)售價(jià)格的方程式，但不幸的是，一個(gè)逗號(hào)被弄成了小數(shù)點(diǎn)……"其實(shí)，如果當(dāng)初寫(xiě)數(shù)字時(shí)能大小寫(xiě)并用，這個(gè)不幸就可以避免了。

　　使用"包括"（including）時(shí)就要考慮在后面加上"但不限于"（but not limited to）。除非您想列出所有的包括項(xiàng)，否則您最好讓人知道您僅僅是舉個(gè)例子。

　　不要自己造詞。法律信函的寫(xiě)作不是創(chuàng)造性的寫(xiě)作，它的目的既不是為了分析一個(gè)意思的細(xì)微差別，也不是為了引起讀者的沉思或爭(zhēng)論。法律寫(xiě)作就是要清晰、直接、簡(jiǎn)潔。所以，還是使用常用的詞語(yǔ)、常用的表達(dá)法為妙。

　　用詞一致。如果您在信函中說(shuō)明一個(gè)銷(xiāo)售合同的標(biāo)的時(shí)用"貨物"，那么在整個(gè)信函中都應(yīng)該用這個(gè)詞來(lái)表達(dá)這個(gè)意思，千萬(wàn)不要一會(huì)兒用"貨物"，一會(huì)又用"產(chǎn)品".是的，保持用詞的一致性比避免重復(fù)更重要。

　　保持文法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的一致性。不要過(guò)份依賴(lài)文法。您在學(xué)校學(xué)的那些文法規(guī)則并不是放之四海而皆準(zhǔn)的。信函的讀者們學(xué)到的文法規(guī)則可能和您學(xué)到的不同，但不管他們學(xué)到的是什么文法規(guī)則，只要信函清晰明了，他們就能理解。

　　保持文法一致。要特別注意下面這些情況：在哪里放后綴的雙引號(hào)，在年份，州名之后是否應(yīng)該加上逗號(hào)，等等類(lèi)似的細(xì)節(jié)。有好多文法規(guī)則可以供選擇，原則是應(yīng)在信函的全文中保持文法的一致性。

　　定義一個(gè)詞語(yǔ)時(shí)要用大寫(xiě)字母并用引號(hào)引用起來(lái)。帶大寫(xiě)字母的詞語(yǔ)意味著它在文中有特別的意思。下面有一個(gè)定義概念的樣本條款：

　　"在本文中，"貨物"是指根據(jù)合同______同意向_____購(gòu)買(mǎi)的貨物。"

　　第一次使用特定的詞語(yǔ)時(shí)就要定義它。如果在信函的開(kāi)頭或在長(zhǎng)信的末尾沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的一部分來(lái)解釋這些概念，那在第一次使用特定的詞語(yǔ)時(shí)就要定義它。這樣做能讓讀者更容易理解信函。

　　不要用那些垃圾詞語(yǔ)和華麗的詞藻。您應(yīng)該還記得在小學(xué)簡(jiǎn)化分?jǐn)?shù)時(shí)用到的"最小公分母"定律吧。好的寫(xiě)作定律也和這類(lèi)似。將最小公分母定律用在寫(xiě)作上，就能讓每個(gè)讀者理解起來(lái)非常容易。還是去掉那些垃圾詞語(yǔ)、刪除那些華麗的詞藻吧。

　　要坦誠(chéng)，要直接。在法律信函的寫(xiě)作中拐彎抹角是沒(méi)有意義的。想說(shuō)就直說(shuō)，如果您的讀者疑惑您究竟說(shuō)了些什么，那么信函發(fā)出后隨之而來(lái)的不是訊速的行動(dòng)而是無(wú)盡的想象。

　　學(xué)習(xí)《文體入門(mén)》（Elements of Style）。威廉·斯特倫克在1918年創(chuàng)作的經(jīng)典著作（Elements of Style）的全文已經(jīng)放在哥倫比亞大學(xué)的互聯(lián)網(wǎng)站上了，網(wǎng)址是：http://www.columbia.edu/acis/bartleby/strunk.這就是說(shuō)，您即使將這個(gè)經(jīng)典著作忘在家里的床頭上，也可以上網(wǎng)查看到這個(gè)經(jīng)典著作的全文了，而且，您還可以在文中搜索到這些比較簡(jiǎn)單的規(guī)則了（讓您見(jiàn)笑，我也是這個(gè)著作的老學(xué)生了）：

　　"將一個(gè)段落看成是一個(gè)書(shū)寫(xiě)單元:即一個(gè)段落一個(gè)主題。"

　　"有一條規(guī)則為：以一個(gè)中心句來(lái)開(kāi)始一個(gè)段落，結(jié)尾的時(shí)候再和這個(gè)中心句呼應(yīng)。"

　　"使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。"

　　"用肯定語(yǔ)氣陳述。"

　　"去掉那些垃圾文字。"

　　"不要將那些松散的句子連為一體。"

　　"用類(lèi)似的格式表達(dá)并列的意思。"

　　"將有關(guān)聯(lián)的文字放在一起."

　　"在總結(jié)中，只用一種時(shí)態(tài)陳述。"

　　"將一個(gè)句子中的重點(diǎn)文字放在句末。"

　　修改潤(rùn)色

　　既然信函的初稿已經(jīng)完成，那在發(fā)出之前還要花些時(shí)間對(duì)其進(jìn)行修改潤(rùn)色。

　　讓您的秘書(shū)或助手閱讀信函。您的同事不但能找到那些文字處理器無(wú)法找到的拼寫(xiě)和語(yǔ)法錯(cuò)誤，而且他們還能發(fā)現(xiàn)您起草時(shí)沒(méi)有察覺(jué)到的矛盾和混淆之處。

　　在信函的每頁(yè)標(biāo)上序號(hào)并將它們按順序裝訂起來(lái)。如果信函的頁(yè)數(shù)超過(guò)一頁(yè)，那就應(yīng)該將信函稿按順序標(biāo)號(hào)并裝訂起來(lái)，因?yàn)樗麄兊捻樞虺３１慌獊y了。您可以在除第一頁(yè)外的每頁(yè)稿紙的左上角寫(xiě)上下面這些：

　　收信人姓名_____

　　日期_______

　　頁(yè)數(shù)_______

　　用藍(lán)墨水而不是用黑墨水簽名，因?yàn)樗{(lán)墨水很容易地讓人區(qū)別出哪個(gè)是正本，哪個(gè)是影印副本。另外，這樣做還讓那些在信函發(fā)出后企圖更改其內(nèi)容的人無(wú)法下手。

　　利用電腦撰寫(xiě)信函的一些小技巧

　　我的妻子凱茜建議我將這些小技巧放在文末，因?yàn)楸疚氖顷P(guān)于信函寫(xiě)作的，而不是關(guān)于電腦使用的。她甚至還認(rèn)為我對(duì)用電腦和玩文字游戲一樣有興趣，她是對(duì)的。透露一點(diǎn)小秘密，在本文的前三稿中，本章整整花費(fèi)了我一頁(yè)紙的筆墨。

　　我還是認(rèn)為那些喜歡玩弄文字游戲的人應(yīng)該在電腦上來(lái)擺弄它們。電腦才是他們真正的用舞之地。如果您也已經(jīng)撰寫(xiě)了31250封信函，我在我的律師執(zhí)業(yè)生涯中撰寫(xiě)的信函也達(dá)到了這個(gè)數(shù)字（這個(gè)數(shù)字已經(jīng)在上文中統(tǒng)計(jì)過(guò)），從1980年起我就開(kāi)始使用電腦，其中近四份之一的信函是在電腦上完成的，所以我也和你一樣，非常感謝電腦這種在原有信函基礎(chǔ)上剪貼的能力。如果您還愿意繼續(xù)聽(tīng)，我將把在運(yùn)用電腦撰寫(xiě)信函中積累的一些小技巧奉獻(xiàn)給您。

　　直接在電腦上撰寫(xiě)信函。如果您還沒(méi)有加入到信息化革命中來(lái)，那趕快行動(dòng)吧。不需要其他理由，只為撰寫(xiě)信函就值得買(mǎi)一臺(tái)電腦。一旦擁有了電腦，您就會(huì)發(fā)現(xiàn)您再也不用向客戶解釋為什么三天前口述的信函還沒(méi)有發(fā)出。

　　利用微軟的word軟件和Corel公司的WordPerfect軟件。是的，您需要好的文字處理軟件。他們最新的版本分別是word 2000和Corel WordPerfect 2000.雖然我有這兩個(gè)新版本，但我還是用Dos版的Wordperfect 5.1來(lái)完成我近99%的工作。我的手指已經(jīng)熟悉了那些特殊的編碼，用起這些老版本軟件就會(huì)得心應(yīng)手。另外，這還因?yàn)槲夷軐⑦@個(gè)老版本軟件的文件格式轉(zhuǎn)化成其他2000新版軟件所認(rèn)可的文件格式。

　　如果不能打字，那就利用語(yǔ)音識(shí)別軟件。如果您從未接觸過(guò)打字，那也有適合您的軟件為您服務(wù)。語(yǔ)音識(shí)別軟件可以讓您直接口述給電腦。這類(lèi)軟件是如此地好以致于WordPerfect 2000都和其中的一個(gè)名牌捆綁起來(lái)進(jìn)行銷(xiāo)售。你可以買(mǎi)一個(gè)語(yǔ)音識(shí)別軟件外加一個(gè)手提式錄音機(jī)，這樣你可以按傳統(tǒng)的方式錄音，然后轉(zhuǎn)錄到電腦上。比較知名的兩款語(yǔ)音識(shí)別軟件是：Dragon Naturally Speaking 和 L&H VoiceXpress.

　　為每個(gè)客戶建立一個(gè)單獨(dú)的文件夾。您可以在電腦上為每個(gè)客戶建立一個(gè)單獨(dú)的文件夾，這樣就可以將該客戶的信函、文檔、工作記錄全都放在該文件夾下，就像放在一個(gè)紙文件夾中一樣，查找起來(lái)方便多了。另外，客戶的名字可以命名為文件夾的名字，比如，將與某甲有關(guān)的信函、遺囑、合同、電子表格等文檔放入電腦中一個(gè)名為"甲"的文件夾中。

　　將所有信函保存在電腦中的一個(gè)文件夾內(nèi)。就像把信函的副本保存在一個(gè)紙文件夾中一樣，您可以將信函的電子副本保存在電腦中專(zhuān)門(mén)為該客戶建立的文件夾中。當(dāng)然，這也不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為是為每個(gè)客戶的每一封信建立一個(gè)單獨(dú)的文件夾。如果電腦中已經(jīng)存在為該客戶保存信函的文件夾，將新撰寫(xiě)的信函放入該文件夾中即可。我發(fā)現(xiàn)最好是將新信函放在老信函的上面，而不是放在它們的下面。在紙文件夾中，為了讓人一眼看到，新信函總是放在紙夾的最前面，所以在電腦中放置信函時(shí)，也要采用這個(gè)規(guī)則。其實(shí)，這在電腦中很容易做到：即在老信函的頂部新開(kāi)一頁(yè)開(kāi)始撰寫(xiě)新信函。

　　給客戶的信函以LETTERCL命名，給非客戶的信函以收信人的名字命名。如果信函的文件名是以收信人的名字來(lái)命名的，當(dāng)您事后想看這封信時(shí)，不需要到處亂點(diǎn)，就能很快查找到它。舉例來(lái)說(shuō)，將電腦中一封給非客戶瑪麗.史密斯的信命名為史密斯文件。有一個(gè)例外，我給客戶的信函不是客戶的名字而是以LETTERCL來(lái)命名的，因?yàn)檫@些信函在電腦中存放的文件夾是以客戶的名字來(lái)命名的。如果這樣做，當(dāng)客戶是一個(gè)公司或是一個(gè)集團(tuán)時(shí)，我就能很快地找到想要的文件。

　　從先前的信函中拷貝內(nèi)容。有一半以上的信函都不是第一次發(fā)給收信人的，因?yàn)殡S后還要不斷地發(fā)信提醒收件人完成沒(méi)有完成的工作或繼續(xù)討論某些以前討論過(guò)的問(wèn)題。在另一半的信函中，至少有一樣?xùn)|西是相同的：先前信函中收件人的名稱(chēng)、住址以及您的簽名。所以，您起草新信函時(shí)就沒(méi)有必要再將這些內(nèi)容重新打一次，使用剪切和復(fù)制命令就能將收信人的名稱(chēng)和地址及其他有用的信息從原信函上拷貝到新信函上。當(dāng)然，您可以修改這些拷貝來(lái)的內(nèi)容，讓它們與正在編輯的信函保持一致。嘿嘿，我其實(shí)還有更好的軟件macros來(lái)完成這些重復(fù)性的工作。

　　打印好信函所需的信封。在沒(méi)有電腦之前，我們?cè)诖蛴⌒欧夂袜]寄標(biāo)志時(shí)常常會(huì)犯很多錯(cuò)誤，于是客戶就打電話來(lái)告訴我們這些錯(cuò)誤，我們看了看信函，說(shuō)我們是按正確地址寄出的，那客戶就會(huì)反問(wèn)我們，那信封上為什么是不同的地址呢�，F(xiàn)在我們使用文字處理軟件中的信封打印功能，就能保證該地址是正確的，因?yàn)橛辛塑浖�，我們就知道信函上的地址和信封上的地址是一樣的�?/P>

　　備份您所撰寫(xiě)的東西。電腦有它的神奇之處，但它也需要電，如果斷電，文字就會(huì)從屏幕上消失，如果它們沒(méi)有被保存，那些文字就永遠(yuǎn)消失了。如果您第一次丟失了一個(gè)小時(shí)的工作量，就應(yīng)該買(mǎi)一個(gè)如磁盤(pán)之類(lèi)的存儲(chǔ)設(shè)備，如果第二次又丟失了一個(gè)小時(shí)的工作量，那就應(yīng)該開(kāi)始使用這個(gè)存儲(chǔ)設(shè)備，我對(duì)備份的建議是：

　　起草信函的過(guò)程中要經(jīng)常按"保存"鍵。

　　如果信函很長(zhǎng)，在撰寫(xiě)過(guò)程中要經(jīng)常打印幾個(gè)副本來(lái)備份。

　　在每個(gè)工作日結(jié)束的時(shí)候?qū)⒛�的工作成果備份到存�?chǔ)設(shè)備中。

　　結(jié)束語(yǔ)

　　撰寫(xiě)信函有很多目的：給客戶提供建議，尋求妥協(xié)，發(fā)送文件，獲取信息。所以信函都應(yīng)該清晰明了，簡(jiǎn)單有序。作為律師，只有撰寫(xiě)出精簡(jiǎn)直接的針對(duì)非專(zhuān)業(yè)人士的律師函才有可能達(dá)到良好的效果。

　　書(shū)寫(xiě)信函其實(shí)和其他律師技能沒(méi)有什么兩樣。收信人如果不能理解，那這樣的正式請(qǐng)求書(shū)也無(wú)疑是浪費(fèi)筆墨。如果您想浪費(fèi)口舌，那就在信函中說(shuō)一大堆讓人難以理解的廢話吧。如果您真是想妥協(xié)，那就寫(xiě)一封讓收信人能夠理解的信函吧。